Ne plus “être sous l’eau” en 3 étapes

Tu as forcément déjà dit ou entendu “Je suis sous l’eau”.

Cette expression est devenue tellement courante, qu’elle n’est plus la bienvenue dans notre vocabulaire, d’autant plus qu’il y a de quoi s’en débarrasser…!

Un rythme soutenable avec une efficacité optimale, ça paraît utopique tellement c’est quelque chose de rare, encore plus dans le marketing digital.

On te propose d’y aller progressivement en passant par 3 étapes, au long desquelles tu vas pouvoir t’approcher de cette organisation idéale.

Ce n’est pas une recette magique, cela demande des efforts et de la discipline, mais avec cet article, tu auras toutes les clés pour maximiser tes chances d’y parvenir !

Au secours, je me noie.

Tu avais prévu de faire certaines choses mais elles sont finalement passées à la trappe. Dommage, il y en avait de vraiment importantes dans le tas.

Tu te demandes s’il existe encore une autre priorité que “urgent”. (Non, “super urgent”, ça compte pas.)

Au final, tu as l’impression de faire de ton mieux pour avancer, mais que tu te noies quand même dans ce flux ininterrompu de tâches quotidiennes.

Ne nous trompons pas de bouée.

On l’évoquait dans cet article, ce n’est pas la faute de ton outil de gestion, ou ce n’est pas une fatalité à accepter quand on fait partie d’une équipe marketing.

Tu pourras faire les heures que tu veux, changer plusieurs fois d’outil, tant que tu ne fais pas preuve d’une certaine rigueur, ça ne s’arrangera pas.

Et comme personne n’aime vraiment la rigueur, on te propose d’y aller par petites étapes, histoire que ce soit plus accessible, et que tu puisses en profiter immédiatement.

On arrive toujours mieux à changer les choses quand on y prend du plaisir que lorsque c’est une souffrance.

Allez, passons à la première étape !

Étape 1 : Matérialiser une liste de tâches

Il faut commencer avec la fameuse “To-Do List”.

Tu peux, chaque matin, prendre le temps avant de démarrer ta journée, de lister ce que tu imagines faire durant celle-ci. Certains préfèrent finir leurs journées en préparant la To-Do du lendemain, ça marche aussi.

On explique tout l’intérêt de cette pratique dans cette vidéo :

Tu as plusieurs raisons de lister des tâches pour ta journée :

• Les délais, quand tu as quelque chose qui
  • Doit absolument sortir aujourd’hui.
  • Arrive prochainement, mais dont il faut réellement lancer la préparation.
  • Traîne depuis trop longtemps (ce qui arrivera quand tu auras fait cette liste pendant plusieurs jours 😉)
• L’équilibre, pour te réserver du temps pour
  • Faire de la veille
  • Te former
  • Les tâches internes si tu travailles majoritairement pour des clients
• L’extra-pro, parce qu’il n’y a rien de pire dans une journée qu’avoir l’esprit occupé à s’inquiéter de pouvoir tenir une contrainte extra-professionnelle.

Écris chacune de tes tâches comme si n’importe quelle personne de l’équipe pouvait les comprendre (facile si ton équipe n’est composée que de toi 😁).

Fais-la évoluer au cours de la journée si des tâches viennent se rajouter.

En prenant cette habitude à chaque début de journée, tu pourras rapidement te rendre compte de ce que tu as pu ou n’a pas pu réaliser les jours précédents.

Ainsi, tu pourras identifier plusieurs choses, notamment :

• Ce qui est récurrent, et donc qui peut potentiellement être délégué, automatisé…
• Ce qui bloque pendant plusieurs jours, ou ce qui prend plus de temps que prévu.
• Ce que tu fais et dont tu n’avais pas forcément conscience.

Quant au choix du support, il sera à faire en fonction des préférences de l’équipe. Que ce soit un support physique ou digital, l’important est que chacun se sente à l’aise et puisse y accéder, et le faire évoluer sans problème. Choisis tout de même un format qui permet de s’étendre horizontalement, et verticalement, en vue des prochaines étapes … 😊

On pourra aussi faire un article plus précis sur les avantages et inconvénients des différents supports possible pour t’aider à choisir à l’avenir si on voit que c’est un problème. Dis-le nous si cela t’intéresse !

Cette étape est très simple à mettre en place, mais compliquée à bien mettre en place 😉.

Une fois que c’est devenu une habitude, tu peux passer à l’étape 2 😁.

Étape 2 : Prioriser (Verticalité)

Maintenant que tu as une liste de tâches qui vit, et qui s’adapte jour après jour, il devient intéressant de pouvoir définir un ordre de priorité pour identifier les tâches qui ont le plus de valeur.

Tu trouveras de bonnes idées pour t’aider à prioriser dans notre article sur les notions d’impact et d’effort.

Pour matérialiser cette priorité, une des bonnes pratiques est de se fier à notre sens de lecture : Mettre en haut ce qui a le plus de valeur et en bas ce qui en a moins.

Quand tu commences à intégrer cette notion de priorité, il est sûrement temps de passer sur un support plus à même d’être modulable : tableau effaçable, outil digital, post-it, cartes…

Lorsque tes tâches sont priorisées et donc bien lisibles de haut en bas, tu peux passer à l’étape 3 😊.

Étape 3 : Statut (Horizontalité)

À présent tu alimentes continuellement ta liste de tâches, tu as sûrement remarqué que sur une To-Do, il n’y a que 2 possibilités pour chaque tâche : Fait, ou Pas fait.

Venir ajouter des statuts intermédiaires permet d’adapter tes actions en fonction de l’état actuel de la tâche. Pratique seul, cette organisation est plus que recommandée en équipe. Cela permet d’identifier en un coup d’œil où en est le travail de toute l’équipe.

Le plus classique, est le trio “À faire”, “En cours”, “Fini”.

Tu peux aussi identifier des statuts comme “en attente de X”. X étant prestataire, client, période légale… Ces tâches ne sont pas finies, mais tu n’as rien à faire pour les faire avancer (quoiqu’un suivi est toujours intéressant 😉).

Le but idéal de cette démarche est de pouvoir travailler en flux tiré plutôt qu’en flux poussé, mais on te parlera de ces deux approches dans un prochain article.

C’est-à-dire, traiter en priorité ce qui est à droite pour le terminer, avant de se rajouter du travail en cours.

Tu ne trouveras surement pas la bonne découpe dès la première fois, fais-la évoluer jusqu’à trouver la version qui convient !

Bonus : Travail en équipe

Lorsque tu auras réussi à mettre en place ces 3 étapes, il y a une étape supplémentaire extrêmement utile (voire indispensable) en équipe : les responsabilités.

Sur chaque tâche, indique le ou les responsables de la garantie de leur avancement. Généralement, ce sera la personne qui prévoit de la réaliser. Cela dit, quand ce n’est pas défini, avoir quelqu’un qui s’assure de faire ce qu’il faut pour que cette tâche avance, évite qu’elle ne stagne indéfiniment.

Tout ça pourra servir à alimenter les échanges lors d’une petite routine quotidienne à mettre en place pour bien lancer ses journées en équipe. On vous en dit plus sur cette excellente pratique dans un prochain article. 😉

En route vers une organisation productive

Tu sais maintenant ce que tu peux mettre en place, progressivement, pour retrouver une meilleure productivité grâce à une organisation adaptée.

Un élément important à prendre en compte que cette nouvelle organisation permet : Créer de la discussion autour des sujets les plus importants à chaque instant.

On ne le dira jamais assez, la communication restera toujours un des facteurs les plus puissants de la collaboration.